Au sein d’une Collectivité partageant les valeurs de respect, d’authenticité et de solidarité et s’appuyant sur une démarche appréciative, fondée sur les forces individuelles et collectives de ses collaborateurs, vous contribuez à construire le service public local de demain.
Missions et activités
Rattaché(e) au Directeur des affaires générales et Etat civil, vous aurez pour principales missions :
Management :
- Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ;
- Encadrer et coordonner les activités de l'équipe dont l’accueil de l’Hôtel de Ville ;
- Gérer, piloter et évaluer le temps de travail comprenant notamment la gestion du planning trimestriel d’activités ;
- Contribuer au développement professionnel des agents en animant notamment des formations internes.
Gestion de l’activité quotidienne du service
- Veiller à la qualité de l’accueil rendu aux administrés ;
- Assurer la veille juridique du secteur ;
- Vérifier la régularité des actes établis par les agents (procédure / délais / législation) ;
- Effectuer les auditions préalables aux mariages et aux reconnaissances ;
- Préparer et organiser les scrutins électoraux ;
- Veiller au bon traitement du courrier : délivrance d’actes, jugements de divorce, livrets de famille, rectifications, suivi des demandes et COMEDEC.
- Contrôler les activités funéraires et tenir un rôle d’alerte sur la capacité d’accueil des cimetières ;
- Gestion budgétaire du service : édition des bons de commande et service fait.
Gestion de projets
- Refonte des procédures internes ;
- Modernisation de l’accueil des administrés.
Profil
Vous justifiez d’une expérience similaire au sein de la fonction publique territoriale avec une maitrise du droit électoral, du droit civil ainsi que de la législation funéraire.
Doué(e) de fortes qualités relationnelles, du sens de l’écoute, vous êtes pédagogue et aimez transmettre aux autres. Vous faites également preuve de rigueur et d’organisation.
Vous savez vous adapter aux évolutions réglementaires et organisationnelles et êtes force de proposition dans l'amélioration des processus de travail.
Vous avez idéalement une bonne connaissances des logiciels Arpège, Ciril finance et Ciril élections, ainsi que SYNBIRD.
Organisation du travail
- Agent titulaire ou contractuel (CDD de 12 mois renouvelable pour les personnes non titulaires)
- 38 heures hebdomadaires, 32 jours de congés annuels et 10,5 jours de RTT.
- En fonction de l’effectif du service, assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils, selon le planning trimestriel.
Rémunération et autres avantages
- Rémunération statutaire ou négociable selon profil + 13ème mois,
- Comité d’entreprise (Plurelya : Œuvres sociales et culturelles de la fonction publique territoriale (sous conditions),
- Participation au système de prévoyance et complémentaire santé,
- Nombreuses possibilités de formation.
- Secteur : Secrétariat Général/Etat Civil
- Catégories : Catégorie A