Au sein de la Direction Jeunesse et Sport, le gestionnaire administratif et financier exerce sous la responsabilité du Directeur auquel il est hiérarchiquement rattaché.
Il soutient les 2 chefs de service (Jeunesse et Sport) dans la gestion administrative et financière de leur secteur.
Le gestionnaire administratif et financier est chargé de :
- Assister l’équipe encadrante (Directeur, Chefs de service) dans la gestion administrative et financière ainsi que l'organisation, la gestion et le suivi de l’activité des services,
- Être l’interlocuteur des associations sportives (convention, mise à disposition des équipements et planning de répartition entre les utilisateurs),
- Suivre le budget du service et assurer la fonction de « régisseur »
- Assurer ponctuellement à la fonction « Accueil » en étroite collaboration avec les équipes (animation, information jeunesse).
- Participer aux principaux événements de la Direction).
Missions et activités
Soutien à la vie associative sportive
- Assurer l’interface avec les associations sportives sur le plan administratif et la mise à disposition des équipements : convention, élaboration et gestion du planning de répartition des locaux.
Gestion administrative
- Elaboration des documents administratifs (actes administratifs, contrat, convention…)
- Organisation et planification des réunions et rendez-vous (gestion des agendas),
- Envoi et suivi des invitations concernant les manifestations municipales et les évènements externes,
- Gestion des courriers sur le logiciel dédié (réception, tri, diffusion) et préparation de courriers de réponse
- Classement et archivage.
Gestion budgétaire
- Assure le traitement comptable des dépenses et recettes courantes, la tenue de régies d'avances et de recettes,
- Assure la relation avec les usagers, fournisseurs pour le paiement des factures,
- Elaboration des engagements financiers/bons de commande sur le logiciel dédié et suivi de la facturation,
- Conception et actualisation des tableaux de bord dédiés,
Activités transverses au sein de la Direction
- Accueil téléphonique,
- Accueil physique (ponctuel),
- Participation aux principales manifestations et temps forts de la Direction.
Profil
- Expérience sur un poste de gestionnaire administratif et financier, assistant de direction,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement en matière associative,
- Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques,
- Bonne maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles,
- Savoir prendre des notes et mettre en forme tous types de documents,
- Capacité organisationnelle pour la planification et le suivi de l’activité,
- Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique,
- Sens de l’organisation et de l’anticipation, réactivité, efficacité et rigueur,
- Faire preuve d’initiatives et de motivation,
- Disponibilité, polyvalence et autonomie,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Sens de l’écoute et de la communication, qualités relationnelles confirmées,
- Capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs.
Organisation du travail
- Agent titulaire ou contractuel (CDD de 12 mois renouvelable pour les personnes non titulaires)
- 38 heures hebdomadaires, 32 jours de congés annuels et 10,5 jours de RTT.
Rémunération et autres avantages
- Rémunération statutaire ou négociable selon profil + 13ème mois,
- Comité d’entreprise (Plurelya : Œuvres sociales et culturelles de la fonction publique territoriale (sous conditions),
- Participation au système de prévoyance et complémentaire santé,
Nombreuses possibilités de formati
- Secteur : Finances
- Catégories : Catégorie C