Assistant de la direction générale H/F

Missions et activités

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général des services, vous êtes :

• En charge d’apporter une aide permanente en termes d’organisation, de gestion administrative et financière, d’information, de classement et de suivi de dossiers pour l’ensemble des membres de la Direction générale (Directeur général et Directeur et Directrices générales adjointes),
• L’interface relationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes. En qualité de collaborateur vous assurer notamment le suivi des dossiers transversaux stratégiques,
• Assurez la responsabilité du secteur Courrier, de la gestion du logiciel dédié « Kolok » ainsi que l’encadrement des appariteurs en charge de la collecte et de la distribution du courrier dans les services et assurez la liaison avec les partenaires institutionnelles notamment la Sous-Préfecture et la Préfecture.

Gestion administrative et financière de la Direction générale

• Appliquer les règles et les procédures de gestion administrative et financière,
• Préparer, rédiger, mettre en forme et éditer divers courriers et comptes rendus, envoyer les différents documents aux personnes concernées,
• Réceptionner et trier la correspondance,
• Rédiger des notes et construire des argumentaires pour les dossiers stratégiques,
• Réceptionner et relire les documents internes avant transmission au DGS et/ou au DGA,
• Assister au comité de direction et en proposer le compte rendu,
• Suivre les agendas, planifier et organiser les réunions et événements en harmonisant l’agenda des DGS/DGA,
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Transmettre des messages et des informations selon leur degré d’urgence et d’importance, gérer les projets transversaux,
• Assurer les commandes en fournitures bureau, demandes d’intervention techniques et informatiques,
• Elaborer les bons de commande et assurer le suivi et le paiement des factures,
• Mettre en place différents tableaux de bord pour le suivi des activités (dossiers, budget, congés …).

Gestion des réunions

• Organiser les réunions (préparer l’ordre du jour, fixer la date, l’heure et le lieu et informer les entités concernées),
• Préparer les dossiers ainsi que les supports de communication à utiliser,
• Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions,
• Accompagner les représentants de la collectivité à certains rendez-vous.

Interface entre la Collectivité et l’Intercommunalité

• Suivre avec le DGS certains dossiers (réunion des DGS…),
• Suivre et diffuser aux interlocuteurs concernés l’agenda des instances municipales.

Gestion et encadrement du secteur Courrier

• Assurer la responsabilité du secteur Courrier et la gestion du logiciel dédié « Kolok »,
• Encadrer les appariteurs en charge de la collecte et de la distribution du courrier dans les services,
• Assurer la liaison (déplacements notamment) avec les partenaires institutionnelles notamment la Sous-Préfecture et la Préfecture.
• Présenter à la DG tous les mois l’état des réponses au courrier.

Profil

• Expérience significative dans l’assistance d’encadrants supérieurs,
• Capacité d’encadrement de proximité,
• Connaissances de l’organisation et du fonctionnement d’une Collectivité territoriale,
• Connaissances dans la gestion administrative et financière (bases de la comptabilité publique),
• Maîtrise des outils bureautiques, de présentation, de mise en forme de documents informatiques, création de tableaux de bord (Word, Excel, Power point…)  et des outils de planification et de messagerie électronique (Outlook),
• Connaissances et bonne utilisation de logiciel de gestion du courrier de (la connaissance de KOLOK serait un plus).
• Solides compétences rédactionnelles et relationnelles,
• Savoir rédiger des documents administratifs de formes et contenus divers (ordres du jour, comptes rendus, prises de note, …),
• Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques,
• Aptitude à la communication et à l’accueil téléphonique et physique
• Connaissance des méthodes de classement et d’utilisation des outils collaboratifs,
• Être force de proposition pour l’élaboration des outils de suivi de l’activité,
• Capacité à gérer les urgences et assurer une polyvalence des tâches,
• Capacité d’adaptation et de réactivité,
• Être autonome, organisé, rigoureux et à l’écoute,
• Sens du travail en équipe et disponibilité,
• Discrétion professionnelle et confidentialité.

Organisation du travail

• Agent titulaire ou contractuel (CDD de 12 mois renouvelable pour les personnes non titulaires)
• 38 heures hebdomadaires, 32 jours de congés annuels et 10,5 jours de RTT.

Rémunération et autres avantages

• Rémunération statutaire ou négociable selon profil + 13^ème mois,
• Comité d’entreprise (Plurelya : Œuvres sociales et culturelles de la fonction publique territoriale (sous conditions),
• Participation au système de prévoyance et complémentaire santé,
• Nombreuses possibilités de formation.