Assistant administratif Cabinet du Maire H/F

Offre d’emploi

Assistant administratif Cabinet du Maire H/F

Le Cabinet du maire assure un rôle d’interface entre les habitants, les élus, les services et les partenaires institutionnels. Il est chargé d’accompagner le Maire et les élus dans l’exercice de ses responsabilités et dans la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques. Il coordonne la représentation et les interventions du Maire et des élus, les relations avec les partenaires extérieurs, le protocole et les actions de proximité. Il assure le management politique et stratégique, le suivi des dossiers prioritaires.

 

L’assistant(e) administratif(ve) du cabinet sera chargé(e) :

  • D’assister la secrétaire du Cabinet, référente administrative et financière dans l'organisation, la gestion et le suivi de l’activité du Cabinet,
  • De recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier du Cabinet,
  • De suivre et gérer les dossiers selon l'organisation interne et les activités attribuées,
  • D’accompagner et soutenir les élus d’un point de vue administratif, organisationnelle et logistique dans le cadre de leurs relations avec les administrés, les partenaires institutionnelles, les services municipaux, etc.

 

Les principales missions seront :

La gestion de l’accueil physique et téléphonique ;

L’organisation de l’activité quotidienne du Cabinet, accompagnement et soutien aux élus :

  • Organisation et planification des réunions et rendez-vous (gestion des agendas),
  • Envoi et suivi des invitations concernant les manifestations municipales et les évènements externes,
  • Transmission régulière des plannings, des invitations aux élus,
  • Gestion des courriers et mails entrants et sortants (réception, tri, diffusion),
  • Préparation et proposition de courriers de réponse aux élus,
  • Classement et archivage.

La gestion budgétaire :

  • Elaboration des engagements financiers (bons de commande),
  • Conception et actualisation des tableaux de bord dédiés.

Assurer l’interface entre le Maire et les élus avec les administrés, les services, les partenaires et instances externes (Agglomération, Syndicats, Département, Régions, autres Collectivités, Préfecture et Sous-Préfecture…)

Profil

  • Expérience significative sur un poste d’assistant de direction ou assistant de gestion administrative confirmé,
  • Bonne connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales,
  • Maîtrise de l’outil informatique et des outils bureautiques,
  • Bonne maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles,
  • Savoir prendre des notes et mettre en forme tous types de documents, 
  • Capacité organisationnelle pour la planification et le suivi de l’activité,
  • Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique,
  • Sens de l’organisation et de l’anticipation, réactivité, efficacité et rigueur,
  • Faire preuve d’initiatives et de motivation,
  • Grande disponibilité, polyvalence et autonomie,
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
  • Sens de l’écoute et de la communication, qualités relationnelles confirmées,
  • Capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs,
  • Savoir faire preuve d’empathie avec les élus : savoir écouter et communiquer.

 

Organisation du travail

  • Agent titulaire ou contractuel (CDD de 12 mois renouvelable pour les personnes non titulaires) ;
  • 38 heures hebdomadaires, 32 jours de congés annuels et 10,5 jours de RTT ;

 

Rémunération et autres avantages

  • Rémunération statutaire ou négociable selon profil + 13ème mois ;
  • Comité d’entreprise (Plurelya : Œuvres sociales et culturelles de la fonction publique territoriale (sous conditions) ;
  • Participation au système de prévoyance et complémentaire santé ;
  • Nombreuses possibilités de formation.

 

 

  • Type de contrat : Contractuel ou titulaire
  • Secteur : Cabinet du Maire
  • Catégories : Catégorie C

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