Agent d’accueil Etat civil H/F

Au sein de la direction de l’Etat civil et des affaires générales et sous l’autorité du Responsable Etat civil et affaires générales, vous aurez pour principales missions :

Accueil et secrétariat :

• Accueil physique et téléphonique des usagers ;
• Orienter les personnes vers les services concernés ;
• Renseigner les usagers sur les actualités Ovilloises ;
• Prendre des rendez-vous d’avocats pour les administrés ;
• Veiller à l’approvisionnement des documents sur les présentoirs ;
• Relever les boîtes aux lettres et dispatche le courrier ;
• Délivrer les tickets du gestionnaire de file d’attente ;
• Procéder à l’affichage dans les vitrines ;
• Tenir à jour les répertoires téléphoniques ;
• Vérification régulière de la trousse de secours de l’Hôtel de ville.

Dossiers de carte d’identité et de passeport :

• Gérer le planning des rendez-vous pour le dépôt des dossiers de passeport ;
• Contrôler la conformité des documents pour les dossiers de carte d’identité et de passeport ;
• Assister les usagers pour compléter les documents, si besoin ;
• Surveiller les stocks de cerfas ;
• Préparer les dossiers en les tamponnant.

A la demande du responsable du service, vous serez également amené(e) à effectuer des missions d’accueil de l’état civil et des affaires générales :

• Assurer les formalités relatives à l’obtention et à la délivrance des cartes nationales d’identité ;
• Accomplir diverses formalités administratives : légalisations de signatures, recensement citoyen, attestation d’accueil, reconnaissances ;
• Imprimer les actes d’état-civil ;
• Assister les officiers d’état-civil lors des cérémonies (mariages, parrainages civils).

Organisation du travail

• Permanence le samedi par roulement (1 à 2 permanences(s) par mois),
• Horaires de la mairie sauf le mardi fermeture à 19h et le mercredi ouverture à 8h00.

Profil

• Maîtrise des formalités pour la gestion des cartes d’identité et des passeports ;
• Connaissances informatiques : internet, Outlook et logiciels métiers idéalement (Mélodie, Maestro) ;
• Manipulation d’un standard ;
• Grande discrétion et réserves indispensables ;
• Excellentes compétences relationnelles ;
• Sens du service public et du travail d’équipe ;
• Capacité à gérer la polyvalence des tâches ;
• Sens de l’initiative ;
• Grande ponctualité.

Rémunération et autres avantages

• Rémunération statutaire ou négociable selon profil + 13^ème mois,
• Comité d’entreprise (Plurelya : Œuvres sociales et culturelles de la fonction publique territoriale (sous conditions),
• Participation au système de prévoyance et complémentaire santé,
• Nombreuses possibilités de formation.